Wprowadzenie obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznacza, że każdy przedsiębiorca, czy to prowadzący JDG, czy spółka z o.o. – powinien mieć dobrze dopasowane oprogramowanie fakturowo – księgowe. Wyzwania różnią się w zależności od formy prawnej, skali działalności i liczby dokumentów, dlatego wybór programu ma kluczowe znaczenie.
Sprawdź: KSeF różnice w korzystaniu dla spółki, a jednoosobowej działalności gospodarczej
Poniżej przegląd kryteriów, porównanie typowych programów, a potem szczegółowo Comarch ERP Optima, co oferuje, komu się opłaca i dlaczego warto.
Na co konkretnie zwrócić uwagę:
| Kryterium | Dlaczego warto |
| Integracja z KSeF (API/gotowe moduły) | żeby faktury można było automatycznie wysyłać i odbierać, bez konieczności ręcznego kopiowania lub logowania do różnych systemów |
| Obsługa formatu ustrukturyzowanego (XML, FA (3) | nowe wymagania od 2026 r. będą obowiązywać faktury ustrukturyzowane w określonym formacie. |
| Obieg dokumentów/workflow | spółka często wymaga zatwierdzeń, różnych uprawnień, widoczności statusów faktur, raportów, importu zakupów itd. |
| Skalowalność/ cena przy większej liczbie faktur | koszty licencji/pakietów mogą rosnąć, JDG z kilkoma fakturami miesięcznie potrzebuje czegoś prostego i niedrogiego, spółka z dużym obrotem – czegoś bardziej zaawansowanego. |
| Wsparcie/aktualizacje prawne | przepisy podatkowe, VAT, KSeF będą się zmieniać, potrzebna jest szybka kompatybilność i aktualizacje |
| Użyteczność/prostota vs funkcje zaawansowane | JDG zwykle potrzebuje prostoty – faktura, wysyłka, archiwum. Zaś w przypadku spółka – kontrola, raport, audyt, integracje z ERP, z dokumentami zakupów, z magazynem itd. |
Przykładowe programy wraz z rozwiazaniami, plus mocne strony i by przekazać Wam więcej wiedzy – dodam Potencjalne ograniczenia.
| Program/rozwiązanie | Mocne strony | Potencjalne ograniczenia |
| darmowe narzędzia MF (aplikacja podatkowa KSeF, e-mikro firma) | koszt=0, zgodność z podstawowym wymogiem, dobre dla najprostszych przypadków, testowania dla bardzo małych firm. | brak rozbudowanych funkcji, brak automatyzacji obiegu dokumentów, ograniczone możliwości raportowania, kontrolowania procesu, integracji z systemem księgowym lub magazynowym. |
| Program online/SaaS dla małych firm/JDG | często oferują prostą fakturę, automatyczne deklarację, dostęp z każdego miejsca, mniej konfiguracji, dobra obsługa z poziomu przeglądarki/mobilnie. | mogą być droższe przy dużej liczbie faktur, często mniej możliwości rozbudowy, mniejsza kontrola, mogą mieć opóźnienia we wdrożeniu zmian prawnych, funkcji KSeF |
| System ERP/rozbudowane programy dla średnich i dużych firm | pokrywają pełną ścieżkę sprzedaży, zakupy, magazyn, finanse, kontrola, raporty, integracje KSeF, automatyzacje, skalowalność | większa złożoność, wyższe koszty licencji, wdrożenia, utrzymanie, wymagana wiedza i szkolenia dla JDG nadmiar funkcji może być zbędny |
Comarch jako producent ma w swoich rozwiązaniach silne zaawansowanie w obsłudze KSeF. Oto najważniejsze cechy Optimy w tym kontekście:
- Comarch Optima jest gotowa na integrację z KSeF – obsługuje eksport i import faktur oraz komunikację z KSeF przez API.
- W systemie można konfigurować ustawienia KSeF, ustalać uprawnienia operatorów, formy płatności, karty kontrahentów – czyli dostosować program do specyfiki firmy.
- Import dokumentów zakupowych z KSeF do modułów księgowych i handlowych, eksport sprzedaży, przenoszenie faktur z KSeF do rejestru VAT, obsługa faktur korygujących.
- Moduł OCR & KSeF – rozpoznawanie danych z dokumentów, automatyczne wprowadzanie ich do systemu po zeskanowaniu lub wykonaniu zdjęcia, integracja z KSeF. Przydatne przy dużej liczbie dokumentów zakupowych.
- Szkolenia, wsparcie, dokumentacja – Optima ma rozbudowaną bazę pomocy oraz e-szkolenia dotyczące obsługi KSeF.
- Cennik dopasowany do różnych pułapów (np. pakiety dokumentów rocznie lub miesięcznie); dostępna jest zarówno wersja chmurowa, jak i stacjonarna.
Przypominamy: korzystanie z Comarch ERP Optima w ramach współpracy z naszym biurem rachunkowym odbywa się dla Was całkowicie bezpłatnie!
Jeśli potrzebujesz więcej informacji o programie do wystawiania faktur lub chcesz dowiedzieć się, jak skorzystać z niego za naszym pośrednictwem – skontaktuj się bezpośrednio ze swoim opiekunem.
Dla kogo Comarch Optima, porównajmy JDG vs spółka z o.o.
| Typ firmy | Czy Optima się opłaca/kiedy jest dobrym wyborem | Na co zwrócić uwagę |
| JDG (mała firma, kilka faktur miesięcznie, prosty obieg) | TAK- Optima daje komfort automatyzacji, bezpieczne wysyłanie i odbiór e-faktur przez KSeF, łatwe rozliczenia. Zwłaszcza jeśli zależy Ci, żeby mieć system stabilny, dobre wsparcie i rozwój. Może być trochę przewymiarowana, jeśli faktury są proste potrzeby dla opcja podstawowa + OCR + KSeF może wystarczyć | sprawdź koszty: ile faktur masz miesięcznie/rocznie – czy potrzebujesz dużego pakietu dokumentów. Zwróć uwagę na koszty wdrożenia, szkolenia, użytkowania. Upewnij się, że wersja, którą wybierasz ma wszystkie funkcje. KSeF których będziesz potrzebował: import zakupów, OCR, raportowanie. |
| spółka z o.o. (większa, więcej faktur sprzedażowych i zakupowych, potrzeba kontroli, audytu, integracji) | Optima jest bardzo mocną opcją: obsługa workflow(zatwierdzeń, uprawnień), raportów, importów, integracji, OCR, dobre wsparcie aktualizacji prawnych. Może być rdzeniem działu księgowego/sprawozdawczego, zwłaszcza jeśli planujesz rozwój. | Upewnij się że wdrożenie jest przeprowadzone starannie- konfiguracja, uprawnienia, procedury wewnętrzne. Sprawdź czy wersja skalowalna – jeśli firma bardzo się rozrośnie, czy potrzebne będzie przejście na bardziej zaawansowany ERP (np. Comarch XL/Altum). Również koszty licencji przy dużej liczbie dokumentów mogą być znaczące. |
A teraz porównamy sobie Optima vs inne popularne opcje, czyli jak Optima wypada na tle innych?
| Cechy | Comarch Optima | Typowe Procesy SaaS/program online/programy dla JDG | Duże systemy ERP (np. Dla produkcji i handlu) |
| koszty wejścia/ opłacalność dla mniejszych firm | średni- trochę wyższy niż najprostsze fakturowanie online, ale oferuje więcej funkcji i lepszą stabilność | niski- często płacisz tylko za użytkownika/liczba faktur/miesięcznie | wyższy koszt całkowity, koszty wdrożeń/integracji/utrzymania |
| Funkcje KSeF | bardzo dobre: eksport, import, uprawnienia, OCR, zgodność z FA(3), raporty | podstawowe – często tylko generowane i wysyłka/odbiór, mniej funkcji automatycznych | bardzo rozbudowane: często dużo dostosowań branżowych, większy stopień automatyzacji |
| Obsługa zakupów/dokumentów przychodowych | tak- import, OCR, integracja, przydatne, jeśli masz dużo faktur zakupu | ograniczone – może być ręczne wprowadzanie lub minimalna importacja | również bardzo dobra, często z integracją magazynu/produkcja |
| skalowalność/wzrost | bardzo solidna ścieżka- można rozwijać, dokupować moduły, korzystać z wersji chmurowej itd. | często osiągniesz ograniczenia (np. Limit faktury, brak rozbudowanych funkcji). | najlepsza dla dużych firm, ale czasem nadmiar dla średnich, jeśli dobrze oceniłeś potrzeby |
Dla precyzyjności jeszcze od nas dla Was wnioski oraz rekomendacje, by było łatwiej podjąć decyzję.
Jeśli jesteś na JDG i masz prostą działalność (kilka faktur miesięcznie, niewiele dokumentów zakupowych, brak potrzeby skomplikowanych raportów) – warto rozważyć SaaS albo nawet darmowe narzędzie MF.
Optima będzie jednak dobrym wyborem, jeśli chcesz mieć większy komfort, automatyzację i pewność, że wszystko będzie zgodne z KSeF na bieżąco.
Jeśli prowadzisz spółkę z o.o., zwłaszcza z większą liczbą faktur zakupowych, potrzebą kontroli wewnętrznej, raportowania i audytu – Optima wydaje się jednym z lepszych kompromisów.
Daje przede wszystkim dużą funkcjonalność, stabilność, dobre wsparcie prawne oraz możliwość rozwoju.
Warto zacząć stosować system KSeF wcześniej – testować środowiska DEMO, szkolić zespół, ustalać procedury – niezależnie od formy prawnej.
Przed wyborem sprawdź dokładnie koszty, licencję, moduły, wdrożenie, OCR, liczbę użytkowników, limity dokumentów oraz wsparcie.
A najlepiej skontaktuj się ze swoim opiekunem i dowiedz, jak możemy pomóc oraz przekazać Ci dostęp do naszego programu wystawiania faktur Comarch ERP Optima.
Sprawdź: Nadchodzące zmiany w KSeF, co czeka przedsiębiorców od 2026 roku
