Krajowy system e-Faktur (KSeF) to platforma, która od 2026 roku stanie się obowiązkowa dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. Już teraz wielu właścicieli firm wdraża to rozwiązanie w swoich biznesach.
Choć zasady wystawiania i odbierania faktur w KSeF są jednolite, to sposób korzystania z systemu różni się w zależności od prowadzenia działalności.
Największe różnice zauważymy między spółką, a jednoosobową działalnością gospodarczą (JDG).
Sprawdź także: Instrukcja dla Klientów – Wprowadzenie KSeF
Dostęp do KSeF, kto nadaje uprawnienia?
- Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) – właściciel jest jedną osobą uprawnioną do reprezentowania firmy.
To on loguje się do KSeF i samodzielnie decyduje, czy nadaje dostęp innym osobom (np. księgowej). Uprawnienia może nadać bezpośrednio w systemie lub przez pełnomocnictwo (formularz ZAW-FA).
Spółka, tu zaś sytuacja jest bardziej złożona. Uprawnienia do KSeF posiadają osoby wpisane do KRS (np. członkowie zarządu w spółce z o.o.). Jeśli księgowa lub inny pracownik ma wystawiać faktury (nasze biuro: jedynie odpowiada za odebranie faktur) w imieniu spółki, konieczne jest formalne nadanie dostępu przez zarząd lub ustanowienie pełnomocnika. W praktyce oznacza to dodatkowe procedury i konieczność jasnego uregulowania odpowiedzialności.
Reprezentacja w systemie dla obu form działalności jak to wygląda:
- JDG, właściciel działa zawsze we własnym imieniu. Logowanie do KSeF jest proste – wystarczy profil zaufany, e-dowód lub certyfikat kwalifikowany.
- Spółka, dostęp do systemu musi być powiązany z reprezentacją ujawnioną w KRS. Jeśli spółka jest reprezentowana przez dwóch członków zarządu łącznie, to również w KSeF konieczne jest uwzględnienie tej zasady. Może to wymagać dodatkowych ustaleń przy nadawaniu ról.
Jak z kolei wyglądają procedury wewnętrzne w przypadku obu tych form?
- JDG, w małej firmie właściciel najczęściej sam wystawia faktury lub korzysta z programu biura rachunkowego. Proces jest szybki i nie wymaga formalnych procedur.
- Spółka, tu trzeba opracować procedury obiegu dokumentów: kto ma prawo wystawiać faktury, kto je zatwierdza, w jaki sposób są archiwizowane dane z KSeF. To szczególnie ważne w spółkach z większą liczbą pracowników, aby uniknąć chaosu i nieporozumień.
Co w kwestii pełnomocnictw, jak ich udzielić i czy jest to konieczne?
- JDG, jeśli właściciel chce, aby księgowy miał dostęp do KSeF, wystarczy pełnomocnictwo ZAW-FA złożone elektronicznie
- Spółka, pełnomocnictwa muszą być nadawane zgodnie z zasadami reprezentacji. Oznacza to, że np. w spółce z o.o. podpis pod dokumentem może wymagać dwóch członków zarządu, jeśli tak zapisano w umowie spółki i ujawniono w KRS.
Kolejna ważna kwestia, to odpowiedzialność, jak ten obszar wygląda w przypadku tych dwóch podmiotów?
- JDG, cała odpowiedzialność za poprawność faktur w KSeF, spoczywa wyłącznie na właścicielu.
- Spółka, odpowiedzialność ponosi spółka jako osoba prawna, ale praktycznie odpowiadają członkowie zarządu, którzy nadali lub nieprawidłowo skonfigurowali uprawniania w systemie.
Podsumowując wszystko, tak w kilku prostych słowach, to choć KSeF działa według jednolitych zasad technicznych, różnice w praktycznym korzystaniu z systemu są znaczące.
Raz jeszcze dla uściślenia, by wszystko stało się jasne,
- W JDG proces jest prosty i sprowadza się do działań właściciela
- W spółkach natomiast, dochodzą kwestię formalne, związane z reprezentacją, pełnomocnictwa, procedury wewnętrzne i większa odpowiedzialność zarządu.
Dlatego przedsiębiorcy prowadzący spółki powinni już teraz przygotować się do obowiązkowego KSeF, w postaci m.in.: opracować regulaminy, sprawdzić zapisy w KRS i nadać odpowiednie uprawnienia. Właściciele JDG mają sytuację znacznie łatwiejszą ale również powinni zadbać o formalne upoważnienia dla biura rachunkowego czy pracowników.
Sprawdź także: KSeF w praktyce – jaką metodę wystawiania faktur wybrać?
Jeśli potrzebujecie więcej szczegółów, to jak zawsze czekamy na telefony od Was lub e-maile.
