Luty 2026 w Polsce to moment, w którym wchodzi w życie KSeF 2.0, nowa, obligatoryjna wersja Krajowego Rejestru e-Faktur. To fundamentalna zmiana w sposobie wystawiania, przekazywania i przechowywania faktur VAT. Poniżej najważniejsze elementy jakie powinni znać przedsiębiorcy, plus wskazówki jak dobrze się przygotować.
Sprawdź także: KSeF w praktyce – jaką metodę wystawiania faktur wybrać?
Dlaczego taka zmiana i jaki jest cel tej zmiany?
- System ma ujednolicić proces fakturowania elektronicznego w Polsce, zwiększyć bezpieczeństwo podatkowe, ograniczyć błędy i oszustwa.
- Ma też uprościć procedury, przyspieszyć rozliczenie VAT i ułatwić nadzór (skarbówka otrzymuje dane centralne)
- Zmiany wynikają m.in. z konsultacji społecznych, audytów funkcjonowania wersji 1.0, postulatu biznesu o uproszczeniach.
Kluczowe terminy – warto się z nimi zaznajomić:
30 września 2025 – uruchomienie środowiska testowego KSeF 2.0 integratorzy firmy mogą testować nowe API
1 listopada 2025 – start modułu certyfikatów i uprawnień (MCU) będzie można wykorzystać certyfikaty (zamiast dotychczasowych tokenów) oraz nadać uprawnienia użytkownikom.
1 lutego 2026 – obowiązkowa wersja KSeF 2.0 dla przedsiębiorców o sprzedaży powyżej 200 mln. zł w 2024 roku, mowa o zupełnym przejściu na wersję 2.0.
1 kwietnia 2026 – drugi etap obowiązkowego KSeF, obowiązujący pozostałych przedsiębiorców.
1 stycznia 2027 – przewidziany termin dla najmniejszych firm à jeśli sprzedaż brutto nie przekracza 10 000zł miesięcznie, mogą być objęte odroczeniem.
Nowe funkcjonalności i zmiany techniczne, co tu istotnego się pojawi?
- FA (3) nowa struktura faktury ustrukturyzowanej, ulepszona wersja schematu, lepsza odpowiedz na potrzeby przedsiębiorstw
- Załączniki – będzie możliwość dołączenia załączników w e-faktury w strukturze, co wcześniej budziło wątpliwości
- Tryb offline (offline 24) rozwiązanie dla tych którzy czasowo nie mogą przesyłać faktury online, ważne, że wymaga certyfikatu oraz terminowego przekazania dokumentu do KSeF
- Certyfikaty zamiast tokenów, nowy sposób uwierzytelniania, autoryzacji i zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów i użytkowników systemu.
- Moduł certyfikatów i uprawnień (MCU) narzędzie umożliwiające nadawanie ról, pobieranie certyfikatów etc.
Wyjątki, ulgi i okresy przejściowe
- Dla mikro przedsiębiorców (sprzedaż do 10 000zł brutto miesięcznie) przewidziano odroczenie do końca 2026 roku mogą stosować dotychczasowe formy fakturowania, zależne od sytuacji
- Faktury konsumenckie, obowiązek dla nich wystawienia faktur w KSeF ma być fakturowany, niektóre faktury dla konsumentów mogą być wystawiane w dotychczasowy sposób, co daje pewną elastyczność.
- Kary – do końca 2026 r. przewidziane są ograniczenia lub odroczenia sankcji za błędy, co daje czas na adaptacje
Obowiązki dla przedsiębiorcy co trzeba zrobić?
- Wystawianie faktur tylko przez KSeF
- Każda faktura VAT (sprzedażowa) musi być wystawiona jako faktura ustrukturyzowana w systemie w systemie
- Faktura będzie uznana za wystawioną dopiero w momencie nadania jej numeru KSeF
- Odbieranie faktur kosztowych z KSeF
- Faktury zakupowe (od kontrahentów) przedsiębiorca odbiera wyłącznie w KSeF
- Koniec z fakturami papierowymi czy PDF (wyjątki: awarie systemu lub faktury zagraniczne)
- Dostosowanie systemów księgowych i programów do KSeF
- Trzeba zaktualizować programy fakturowe, księgowe, ERP tak, by komunikowały się z API KSeF 2.0.
- Konieczne szkolenia pracowników, aby prawidłowo korzystali z systemu
- Nadawanie uprawnień w KSeF
- Przedsiębiorca musi określić kto w jego imieniu może wystawiać i odbierać faktury (np. księgowa, biuro rachunkowe)
- Uprawnienia nadaje się przez e-urząd skarbowy/tokeny/certyfikaty
- Zasady działania w trybie offline
- W razie awarii Internetu lub KSeF można wystawić faktury online, ale trzeba ją dosłać do systemu w określonym czasie (np. 7 dni)
- Przechowywanie faktur
- Faktury wystawiane przez KSeF są przechowywane w systemie przez 10 lat
- Firma musi zadbać o własne archiwum faktur (np. pobierać kopie XML/PDF)
- Zmiana procedur obiegu dokumentów
- Konieczne będzie opracowanie nowych zasad obiegu faktur w firmie (np. akceptacja faktur kosztowych w systemie, oznaczanie zapłaty, powiązanie z magazynem)
- Trzeba dostosować umowy z kontrahentami, jak będą sobie przekazywać dane do faktur
- Raportowanie i kontrole
- Organy podatkowe będą miały pełny wgląd w wystawione i odebrane faktury w czasie rzeczywistym
- Przedsiębiorca musi być gotów na częstsze kontrole „zdalne” zamiast tradycyjnych
- Terminy płatności i VAT
- Termin zwrotu VAT ma być krótszy (ok. 40 dni)
- Ale jednocześnie fiskus będzie miał większą kontrolę nad rozliczeniami, więc konieczna jest duża staranność
Jeśli potrzebujesz więcej informacji, zapraszamy do kontaktu pod nr telefonu 530 953 969 lub napisz na adres e-mail: biuro@tgz.katowice.pl
Sprawdź także: Obieg dokumentów po wprowadzeniu KSeF
