1. Brak bieżącej kontroli kosztów
W każdej firmie utrzymywanie poziomu kosztów jest szczególnie ważne, ponieważ od niego zależy właśnie to w jakich pieniądzach jesteśmy w stanie zrealizować pojedyncze zlecenie czy podejść do stałego kontraktu. Odpowiednia kontrola każdego poziomu kosztowego jest bardzo istotne, ponieważ umowy zawierane kilka lat temu, ba nawet kilka miesięcy temu mogą całkowicie różnić się od obecnych stawek rynkowych. Mowa tutaj nie tylko o tych największych kosztach jak paliwie, wynagrodzeniach czy leasingach, ale też wszystkich mniejszych jak koszty biura rachunkowego, materiałów eksploatacyjnych, opłat drogowych, artykułów biurowych, ubezpieczeń, wszelakiego rodzaju abonamentów GPS, oprogramowania i wiele innych. Tylko odpowiednio częsta weryfikacja lub właśnie przekazanie tego do kontroli osób stricte znających realia rynkowe uchroni nas przed nadmiernym przepłacaniem, a to w konsekwencji przyczyni się do rentowności naszego biznesu i do bycia bardziej konkurencyjnym na rynku.
2. Zbyt częste opieranie biznesu na relacjach i znajomościach niż na twardych danych liczbowych
Regularnie jesteśmy świadkami zakładania biznesów transportowych opartych wyłącznie na relacjach, znajomościach i tym, że kuzyn, ciocia, siostra, szwagier pracują w firmie, która będzie nam dawać zlecenia. Wszystko jest dobrze, dopóki ta osoba nie zmieni miejsca pracy, nie zmienią się zasady współpracy w firmie, pod którą zainwestowaliśmy pieniądze czy po prostu dana firma dla której jeździmy upada. Rynek zna wiele takich sytuacji, a szczególnie teraz jest ich ogromna liczba, kiedy to nawet największe dobrze wyglądające firmy upadają i ciągną setki mniejszych przewoźników w dół. Nie opierajmy się więc wyłącznie na znajomościach i relacjach, ale pilnujmy na co dzień wyników finansowych zleceniodawcy, zmian w strukturach tej firmy i ewentualnie wszelkich innych niepokojących sygnałów. Możesz też ustawić stały alert dla kontrahenta, żeby być informowanym o każdej zmianie istotnej w działaniach firmy.
3. Korzystanie z „zabójczych” form finansowania
Nie chodzi tyle o to z jakiej formy finansowania korzystamy, bo każde rozwiązanie może być w porządku pod warunkiem jasnych, przejrzystych, logicznych i przede wszystkich uczciwych stawek. Analizując szereg umów faktoringowych, skont, umów kredytowych czy leasingowych spotykamy się z wieloma niekorzystnymi dla przewoźnika umowami, z których wynika to, że nie tylko płacimy podstawową prowizję, ale jeszcze umowa zawiera w sobie dziesiątki opłat do opłat i procentów od procentów, które powodują, że finansowanie kosztuje Nas więcej niż mamy marży na zleceniu. Pilnujmy więc uczciwych zasad i zanim podpiszemy umowę, z której możemy się wycofać wyłącznie w trzeci piątek miesiąca po pełni księżyca w miesiącu, który zawiera literę R sprawdźmy wszystko dwa razy, skonsultujmy z prawnikiem zapisy w umowie, OWU i wszystkie istotne elementy, które finalnie wpłyną na wysokość oprocentowania pożyczonych pieniędzy.
4. Utrzymywanie floty wyłącznie w leasingach bez stałych kontraktów z kontrahentami
Jeśli leasingujemy pojazdy pod stały kontrakt w określonym trybie czasowym i umowa jest tak skonstruowana, że zabezpiecza nasze interesy możemy tak prowadzić biznes. Jeśli jednak mamy wszystkie pojazdy w leasingu, a ładunki mamy od pojedynczych zleceniodawców bez kontraktu lub na umowach, z których Nasz partner może łatwo zrezygnować możemy mieć kłopoty wtedy, kiedy zaczyna pracy brakować dla Nas. Wszystkie lub większa część pojazdów w Naszej flocie w leasingu powoduje, że nie możemy sobie pozwolić na żaden najmniejszy nawet poślizg zatrzymania jazdy tych samochodów, ponieważ koszty stałe leasingu są często na tyle wysokie, że miesiąc postoju kilku pojazdów może wygenerować dług, który odrabiać będziemy miesiącami. Starajmy się więc tak zarządzać flotą, żeby tylko część pojazdów była w leasingu, a część w kapitale firmy na własności, ponieważ to daje nam więcej możliwości i wzięcia oddechu w przypadku przestojów na rynku.
5. Opieranie współpracy na jednym kontrahencie i uśpienie czujności w weryfikacji tej firmy bądź opieranie współpracy wyłącznie na ładunkach z giełd.
Wszystkie pojazdy u jednego zleceniodawcy lub w ogóle brak kontrahenta stałego to również częsty problem firm transportowych. W takim układzie jeden nierzetelny kontrahent powoduje katastrofę w Naszej firmie i nagle jego problemy powodują, że sami znajdujemy się w krytycznej sytuacji bez pracy i często ze sporymi fakturami do zapłacenia. Zestawiając tę sytuację w parze z punktem numer 4 problemy gwarantowane.
6. Brak systematycznej kontroli przychodów oraz brak stałych negocjacji ze zleceniodawcami – brak np. korekty paliwowej
Często utrzymujemy przez wiele tygodni czy miesięcy stawki, które mamy ustalone z Naszymi zleceniodawcami. Ci bardzo szybko reagują, kiedy np. ceny paliw spadają i szybko proponują obniżenie stawek natomiast w drugą stronę to niestety nie działa i często długo walczymy zanim coś uzyskamy. Konkretne i rzetelne pilnowanie strony kosztowej i przychodowej, zmiany cen paliw na rynkach hurtowych, kosztów ubezpieczeń, serwisów wpływają każdego dnia na rentowność naszego biznesu. Często szybko przyjmujemy informację o tym, że mechanik podniesie cenę roboczogodziny, że kierowcy trzeba zrobić kilkuset złotową podwyżkę czy za ubezpieczenie ciągnika pod leasing zapłacimy 1000,00 zł rocznie więcej niż rok wcześniej, ale czy mamy wszystkie te składowe wrzucone do np. jednego kalkulatora, który na bieżąco określi nam jak dany koszt wpłynie na stawkę czy fracht, za który jeszcze opłaca nam się funkcjonować i realizować daną pracę? Często przygotowany przewoźnik do rozmowy z konkretnymi argumentami szybciej uzyska podwyżkę niż ten, który ciągle mówi tylko o zmiennych cenach paliw i nic więcej w zanadrzu nie ma.
7. Brak „poduszki finansowej”
To jest problem większości działalności no i od razu nasuwa się pytanie, jak uzbierać na tę poduszkę finansową jak prowadzi się niewielki nisko dochodowy biznes? A może inaczej trzeba sobie postawić pytanie, czy aby na pewno warto otwierać biznes, jeśli nie mam odpowiedniego zabezpieczenia, które pozwala mi przetrwać gorszy czas jednocześnie nie pożyczając pieniędzy na morderczy procent z zewnątrz? Bo jeśli odpowiednio podejdziemy choćby do części z powyższych punktów i bezpiecznie, i świadomie wejdziemy w biznes jest duża szansa, że poduszki finansowej nie będziemy musieli wykorzystać, ale uwierzcie, dużo łatwiej i spokojniej prowadzi się biznes, gdy możemy podejmować decyzję w oparciu o dane liczbowe i fakty niż działać wyłącznie pod wpływem emocji, bo mamy już przysłowiowy nóż na gardle.
Szukajcie optymalizacji, rozwiązań i oszczędności. Działajcie z tymi, którzy mogą wnieść wam wartość do Waszej firmy teraz bądź w przyszłości. Kluczowe jest mieć dzisiaj otwarte oczy na różne aspekty, a w sytuacji jeszcze, gdy prowadzisz niewielką firmę zatrudniającą kilka osób i sam pełnisz wiele funkcji od księgowego przez kierowcę, mechanika, negocjatora, marketingowca, zakupowca itd. dobrze jest po prostu chociaż część tych przerzucić na kogoś kto się na tym zna.
Życzę bezpiecznych biznesów.
Razem w branży możemy więcej
