Faktury sprzedażowe, wystawiane przez klienta
- Klient może wystawić faktury samodzielnie w swoim programie księgowym/fakturowym podłączonym przez KSeF
- Lub biuro rachunkowe wystawia je w KSeF w imieniu klienta – ale tylko wtedy, gdy klient nadał odpowiednie uprawniania (Nasze biuro nie wystawia FV w imieniu Klienta)
Co ważne: wszystkie faktury sprzedażowe automatycznie zapisują się w KSeF, nie trzeba ich wysyłać do biura.
Sprawdź także: Nadchodzące zmiany w KSeF, co czeka przedsiębiorców od 2026 roku
Faktury zakupowe, otrzymywane od dostawców
- każda faktura VAT od polskiego kontrahenta, który korzysta z KSeF trafia automatycznie do systemu
- biuro rachunkowe pobiera je bezpośrednio z KSeF i księguje – klient nie musi już wysyłać mailem faktur zakupowych z KSeF (unikamy duplikatów)
Dokumenty poza KSeF nadal wymagają dostarczania – KseF obejmuje tylko faktury ustrukturyzowane. Wiele innych dokumentów klient musi przekazywać do biura (do nas) tak jak dotychczas.
Są to m.in. paragony fiskalne, faktury zagraniczne, dokumenty celne (import, eksport), umowy z kontrahentami, listy płac, rachunki do umów cywilnoprawnych, noty obciążeniowe, odsetkowe, korygujące (jeśli nie są wystawione w KSeF). Wszystkie wydruki nieudokumentowane fakturą (np. opłaty skarbowe, mandaty, delegacje).
Dokumenty kadrowo – płacowe
Nie trafiają do KSeF i nadal obowiązuje dotychczasowa forma przekazywania dokumentów (np. skany)
Archiwizacja dokumentów, to również jest istotne w zmianach, które nadchodzą, mianowicie:
Faktury w KSeF przechowywane są przez 10 lat i nie trzeba ich dodatkowo gromadzić w segregatorach. Dokumenty spoza KSeF nadal klient musi przechowywać zgodnie z przepisami (np. umowy czy listy płac).
Sama rola biura rachunkowego, którą dla Was pełnimy?
- Pobieramy z KSeF faktury zakupowe i sprzedażowe
- Sprawdzamy ich kompletność
- Łączymy je z dokumentami spoza KSeF które nam dostarczacie
- Przygotowujemy rozliczenia podatkowe i sprawozdawczość jak dotychczas
A więc jeszcze raz!
Faktury krajowe VAT idą do KSeF à nie wysyłasz ich do nas do biura!
Dokumenty inne niż Faktury VAT à nadal musisz do nas dostarczać!
Sprawdź także: KSeF w praktyce – jaką metodę wystawiania faktur wybrać?
