Każdy, kto pracuje w transporcie, doskonale wie, że koszty paliwa stanowią jedną z największych pozycji w budżecie firmy. Z tego powodu kluczowe jest ich efektywne optymalizowanie.
Cena paliwa zależy od wielu czynników, na które nie mamy wpływu, ale istnieją sprawdzone metody, które pozwalają je ograniczyć. W kontekście kosztów paliwa szczególnie ważne są tzw. „małe liczby” – niewielkie różnice w cenie paliwa mogą znacząco wpłynąć na wzrost kosztów prowadzenia firmy i zmniejszenie jej rentowności.
W tym artykule przedstawię moje prywatne TOP 5 kwestii, które – moim zdaniem – mają największe znaczenie przy wyborze karty paliwowej.
1. OSTATECZNA CENA PALIWA
Najważniejszym czynnikiem wpływającym na koszty paliwa jest uzyskanie możliwie najlepszych rabatów w każdym kraju, w którym tankujemy. Często, z braku czasu, decydujemy się na ofertę obecnego kontrahenta, mimo gorszych warunków. Wówczas łatwo wpaść w pułapkę myślenia: „1 grosz nie zrobi mi różnicy”. Poniżej pokazuję, o jaką różnicę chodzi. Zakładając, że pojazd pracuje 5 dni w tygodniu, 22 dni w miesiącu, ma spalanie 25 l/100 km i przejeżdża 500 km dziennie, kalkulacja wygląda następująco:
| Różnica w cenie (w zł) |
0,01 | 0,02 | 0,03 | 0,04 | 0,05 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Czas | ||||||
| Tydzień | 6,25 zł | 12,5 zł | 18,8 zł | 25 zł | 31,25 zł | |
| Miesiąc | 27,5 zł | 55 zł | 82,5 zł | 110 zł | 137,5 zł | |
| Rok | 330 zł | 660 zł | 990 zł | 1320 zł | 1650 zł |
ak widać, różnica zaledwie 0,01 zł na litrze może w skali roku zwiększyć koszty paliwa o około 330 zł dla jednego pojazdu. Czy to dużo, czy mało – pozostawiam do oceny każdego z osobna.
Podczas rozmów o ostatecznej cenie paliwa warto pamiętać o podatkach. Dla firm tankujących poza granicami Polski, istotne jest uwzględnienie takich czynników jak stawka VAT czy akcyza na paliwo w danym kraju. Należy także zwrócić uwagę, jak szybko VAT lub akcyzę można odzyskać oraz na jakich zasadach.
Przykład: załóżmy, że w Niemczech cena paliwa netto wynosi 1,28 EUR/l, a cena brutto to 1,52 EUR/l, co oznacza, że sam VAT to 0,2432 EUR/l. Jeśli korzystamy z usług firmy, której marża wynosi 7%, cena paliwa będzie wyższa o około 0,01 EUR/l w porównaniu do firmy z marżą na poziomie 3%. Jak duży wpływ ma ta różnica w skali roku, omówiliśmy już powyżej.
| Cena Netto | 1,28 |
|---|---|
| Cena z VAT | 1,52 |
| VAT / lit | 0,2432 |
| marża 7% | 0,017 |
| marża 3% | 0,007 |
Dlatego warto regularnie aktualizować ostateczną cenę paliwa w każdym kraju, przynajmniej raz w tygodniu, uwzględniając zwrot VAT i akcyzy. Na tej podstawie najlepiej planować tankowania.
2. KIEROWCA
Rozmawiając o kosztach paliwa, nie możemy zapomnieć o roli kierowców, których zatrudniamy. Zdaję sobie sprawę, że w dzisiejszych czasach bardzo trudno znaleźć doświadczonych kierowców, dlatego naszym zadaniem jest ich odpowiednie szkolenie i monitorowanie pracy.
Szkolenie kierowcy nie kończy się w momencie, gdy nauczy się on bezpiecznie prowadzić pojazd, a kontrola nie powinna ograniczać się tylko do weryfikacji czasu dojazdu na miejsce załadunku czy rozładunku. Aby zoptymalizować zużycie paliwa, warto zapoznać się z ofertą lokalnych szkół, które specjalizują się w ecodrivingu – technice jazdy mającej na celu zmniejszenie zużycia paliwa.
Czy takie szkolenie się opłaca? Sprawdźmy:
| Spalanie (litr/ 100 km) |
25 | 24 | 23 | 22 | 21 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Czas | ||||||
| Tydzień | 625 | 600 | 575 | 550 | 525 | |
| Miesiąc | 2750 | 2640 | 2530 | 2420 | 2310 | |
| Rok | 33000 | 31680 | 30360 | 29040 | 27720 |
Jak widać, przy założeniu, że dziennie kierowca robi 500 km, w miesiącu pracuje 22 dni, różnica w spalaniu na poziomie 1 litra na 100 km w skali roku może dać oszczędność na poziomie 1300 litrów paliwa. To znacząca kwota, szczególnie przy dużych flotach pojazdów.
Aby jednak określić, którego kierowcę warto wysłać na szkolenie, należy systematycznie monitorować zużycie paliwa. Można to robić ręcznie lub automatyzować procesy, korzystając z odpowiednich programów. Na co warto zwrócić szczególną uwagę?
- Spalanie pojazdu – regularna analiza może wskazać, który kierowca przekracza normy.
- Postój na biegu jałowym – długotrwały postój na biegu jałowym zwiększa zużycie paliwa.
- Nadprogramowe kilometry – koszty paliwa i opłaty drogowe (np. maut) to nawet 0,62 EUR/km. Każdy dodatkowy kilometr to zbędny wydatek.
3. KONTROLA KOSZTÓW
Gdy warunki z dostawcami kart paliwowych są jak najlepsze, a kierowcy nie generują dodatkowych kosztów paliwa, kolejnym kluczowym elementem jest kontrola kosztów, a przede wszystkim kontrola faktur.
Jak wiadomo, najlepszy rabat to nie zawsze ten najwyższy, ale ten, który jest prawidłowo naliczony. Dlatego warto każdorazowo, samodzielnie lub z pomocą biura rachunkowego, przeanalizować faktury za paliwo pod kątem:
- Prawidłowo naliczonych rabatów – należy sprawdzić cenę hurtową paliwa z danego dnia i zweryfikować, czy cena na fakturze się zgadza.
- Kosztów dodatkowych – warto zwrócić uwagę na wszelkie dodatkowe opłaty na fakturze, sprawdzić, jaki mają wpływ na ostateczny rabat oraz czy są naliczone zgodnie z umową. Istotne jest także, aby zwrócić uwagę, czy te koszty można zniwelować, a jeśli tak, to jak.
- Ilości zatankowanego paliwa – należy zweryfikować, czy ilość paliwa na fakturze odpowiada rzeczywistej ilości zatankowanej. Czasami dystrybutor może „dodać” kilka litrów więcej, co należy zgłaszać.
Brak kontroli nad kosztami może prowadzić do niepotrzebnych wydatków. Warto regularnie sprawdzać, czy ulubiona stacja paliwowa, na której tankujemy, wciąż współpracuje z danym dostawcą i czy rabat na tej stacji się nie zmienił.
4. PŁATNOŚCI
Kolejnym elementem, który pośrednio wpływa na koszty paliwa, są warunki płatności uzgodnione z dostawcą kart paliwowych. Do najważniejszych z nich należą termin płatności oraz ilość faktur.
Warto dążyć do jak najdłuższego terminu płatności i negocjować jego wydłużenie za każdym razem, gdy nadarzy się taka możliwość. Najgorszym scenariuszem jest posiadanie konta przedpłaconego – zamrażanie pieniędzy na paliwa to ostateczność, ponieważ ponosimy koszty zanim jeszcze zrealizujemy zlecenie dla klienta.
Ilość faktur ma również wpływ na koszty, które ponosimy. Im więcej faktur, tym wyższe koszty księgowości i większe ryzyko popełnienia błędów lub zagubienia dokumentu. Warto korzystać z opcji faktury elektronicznej i starać się ograniczać liczbę faktur, które otrzymujemy. Choć w przypadku jednej faktury nie jest to duży problem, warto zacząć od ograniczenia ich liczby.
5. KOMFORT
Nie mniej istotne od powyższych punktów jest komfortowe korzystanie z kart paliwowych, zarówno dla kierowcy, jak i osoby odpowiadającej za planowanie tras. Wybierając dostawcę, warto zwrócić uwagę na takie aspekty, jak:
- Ilość dostępnych stacji – ma to bezpośredni wpływ na czas dostawy. Każdy nadprogramowy kilometr to dodatkowy koszt oraz czas. Dlatego warto upewnić się, że sieć stacji pozwala na tankowanie „po trasie”, bez konieczności zbędnych objazdów.
- Łatwość wyszukiwania stacji – im łatwiej znaleźć stację z najlepszą ceną, tym efektywniejsze będzie planowanie transportu. Przeglądanie 20 stacji w celu znalezienia tej z najkorzystniejszą ceną to strata czasu i miejsce na popełnienie błędów. Warto wybierać dostawców, którzy oferują jednolitą cenę na wszystkich stacjach lub mają stronę internetową, na której w kilka sekund znajdziemy najbliższą stację z dobrą ofertą.
- Kolejki do dystrybutorów – w kluczowych lokalizacjach kolejki mogą opóźniać czas realizacji zlecenia. Warto mieć 2-3 alternatywne stacje w pobliżu, na których można zatankować, gdy na głównej stacji jest korek.
- Sanitariaty i parkingi dla kierowców – to aspekty, o których nie można zapominać. Kierowca, zatrzymując się na stacji, powinien mieć możliwość skorzystania z toalety, zakupu wody czy bezpiecznego rozpoczęcia pauzy. Jest to o wiele wygodniejsze niż późniejsze zatrzymywanie się na parkingu, gdyż stacja, na której tankował, nie miała odpowiednich udogodnień.
Jak wspomniałem wcześniej, przedstawione przeze mnie TOP 5 to najważniejsze aspekty, które warto wziąć pod uwagę przy podpisywaniu umowy na karty paliwowe.
Jeśli podczas lektury artykułu pojawiły się jakiekolwiek pytania, serdecznie zapraszam do kontaktu!
