W sytuacji zmiany biura rachunkowego szczególnie w okresie przejścia klienta, kontakt z poprzednim dostawcą usług wydaje się logiczny. Jednak w wielu przypadkach nieuwzgledniający aspektów prawnych i etycznych może prowadzić do poważnych konsekwencji.
RODO i ochrona danych osobowych
- Biuro rachunkowe przetwarza ogromną ilość danych osobowych od kontrahentów przez pracowników klienta po dane transakcyjne.
- każde przekazanie informacji bez wyraźnej zgody klienta może naruszać przepisy – zarówno RODO jak i krajowe regulacje
Dlatego: zawsze należy mieć pisemna zgodę klienta na kontakt z poprzednim
Brak formalnego protokołu przekazania danych
- W Polsce nie istnieje obowiązkowy protokół zdawczo – odbiorczy przy zmianie biura rachunkowego
- Kontakt bez jasno zdefiniowanego zakresu dokumentów i odpowiedzialności grozi lukami informacyjnymi i błędami w ewidencji.
Konflikty i eskalacja ryzyka
- Kiedy klient rozstał się z poprzednim biurem w napiętej atmosferze, kontakt może pogłębić negatywne relacje i opóźnić przekazanie kluczowych dokumentów
- Może również doprowadzić do sytuacji, w której nowe biuro zostanie obarczone za błędy lub braki które nie są jego winą
Ryzyko przerzucenia odpowiedzialności
- Poprzednie biuro może próbować unikać własnych niedopatrzeń, twierdząc, że „to nie my” – co wprowadza chaos prawny
- Lepszym rozwiązaniem jest ocena stanu dokumentów przez nowe biuro (audyt) przed jakimkolwiek z byłym dostawcą
Gry kontakt jest uzasadniony, kiedy warto
- Klient wyraził świadomą, pisemna i nieodwołalną zgodę na kontakt
- Potrzebne są informacje uzupełniające: Korekty, właściwie ujęcie w dokumentacji, odbiór dokumentów historycznych
- Kontakt ma charakter często merytoryczny, a wszystkie ustalenia, odpowiedzialnie udokumentowane
Podsumowanie
Kontakt z poprzednim biurem rachunkowym bez zgody klienta i bez procedur niesie ze sobą znaczne ryzyko naruszeń prawa, konfliktów i problemów operacyjnych. Ujęty w ramy formalne i oparty na audycie, może być jednak zasadne i bezpieczne.
