Awaria KSeF lub brak dostępu do systemu nie zwalnia z obowiązku wystawiania faktur.
Dlatego każda firma powinna mieć gotowy plan działania, zanim taka sytuacja się wydarzy.
CO ZROBIĆ W SYTUACJI AWARII KSeF?
1. Wystaw fakturę poza KSeF
- Faktura musi mieć strukturę logiczną zgodną z FA(2)
- Zapisz ją w systemie księgowym lub jako plik XML
2. Oznacz fakturę jako wystawioną w trybie awaryjnym
- Obowiązkowe oznaczenie w treści faktury
- Zachowaj dowód daty jej wystawienia
3. Przekaż fakturę kontrahentowi
- Mailowo, w PDF lub w innej uzgodnionej formie
- Kontrahent ma prawo ją przyjąć
4. Zabezpiecz dowody awarii
- Komunikat MF lub potwierdzenie braku dostępu do systemu
- Screeny, notatki służbowe (data, godzina, zakres problemu)
CO MUSISZ ZROBIĆ PO USUNIĘCIU AWARII?
1. Wprowadzić fakturę do KSeF
- Niezwłocznie po przywróceniu dostępu
- Z zachowaniem pierwotnej daty wystawienia
2. Sprawdzić status faktury
- Czy została poprawnie przyjęta
- Czy otrzymała numer KSeF
3. Zachować spójność dokumentów
- Wersja awaryjna i faktura w KSeF muszą być identyczne co do treści
JAK PRZYGOTOWAĆ FIRMĘ Z WYPRZEDZENIEM?
- Sprawdź, czy Twój system fakturowy obsługuje tryb awaryjny
- Przygotuj prostą procedurę na wypadek awarii KSeF
- Wskaż osoby odpowiedzialne za wystawienie i wysyłkę faktur
- Przeszkol pracowników według jednego ustalonego schematu działania
- Upewnij się, że księgowość ma odpowiednie uprawnienia w KSeF
NAJWAŻNIEJSZE
- Brak KSeF nie oznacza braku obowiązku fakturowania
- Faktura awaryjna musi trafić do KSeF po usunięciu awarii
- Brak procedury to realne ryzyko błędów i problemów podczas kontroli
Jeśli masz dodatkowe pytania lub coś nie jest do końca jasne,
śmiało skontaktuj się ze swoim opiekunem.
